Офис с активной жизненной позицией

Как переосмысление офисного пространства создает новые точки роста для бизнеса

Перед бизнесом сегодня стоит вопрос поиска новых точек роста, повышения эффективности и прибыльности. Персонал является неотъемлемой частью этого процесса — именно от его продуктивности зависит, выйдет ли компания на новый уровень производительности. На чем сотрудники теряют время сегодня и как офис может сэкономить им до двух недель в год, читайте в нашем материале.

Как офисные сотрудники теряют время

Переход на гибридный формат работы внес ряд важных изменений в то, как сотрудники пользуются офисом. Например, отсутствие закрепленных рабочих мест может стать причиной утреннего хаоса, когда пришедшие на работу сотрудники не могут оперативно решить, кто где будет работать. Как правило, этот процесс организуют в ручном режиме, то есть делегируют административному персоналу, который распределяет места, занося поступающие заявки в Excel-таблицу. На практике такое решение имеет множество недостатков, а простой выбор и бронирование рабочего места может затянуться на 5–10 минут. Дополнительно сотрудник ежедневно тратит от 30 до 60 минут в день на решение таких бытовых вопросов, как организация видеозвонков, поиск коллег в офисе, оформление пропусков, очереди и ожидание в кафе и столовых и т. д. Все эти банальные организационные вопросы создают неудобства, отвлекают от работы, а в каких-то случаях могут вызывать раздражение и влиять на эффективность работы.

Что мобильное приложение может дать бизнесу

Быстро и эффективно решить организационные и бытовые вопросы можно, начав использовать мобильное приложение для управления офисом. Например, на поиск и бронирование рабочего места с помощью интерактивной карты уйдет менее минуты, столько же потребуется на поиск в офисе коллеги. Выбор с помощью поисковых фильтров нужной переговорной и ее бронирование занимает в среднем две минуты, при этом приглашения на очную встречу или видеоконференцию придут всем участникам в зависимости от назначенного формата. Внешние участники автоматически получают ссылки для онлайн-входа в конференцию, сняв этот вопрос с организатора переговоров. Отдельные цифровые продукты предусматривают автоматизацию работы корпоративной столовой. Это позволяет избежать ожидания в очереди для оплаты и получения заказов, так как офисное приложение позволяет заказать еду в любом месте офиса и спуститься в столовую, когда заказ будет готов. В совокупности такой подход к использованию офиса позволяет сотрудникам экономить до десяти часов рабочего времени в месяц, что можно сравнить с двумя дополнительными неделями отпуска ежегодно.

«В гибридной модели сокращается время, которое сотрудник проводит в офисе. Вместе с этим меняется модель использования пространства. Это накладывает новые требования на инфраструктуру, использование которой должно быть максимально понятным и удобным, иначе ценное время сотрудников тратится на решение бытовых вопросов, а не на бизнес-задачи», — отмечает управляющий директор Pridex Дмитрий Вишняков.

Отсюда возникает концепция «активного офиса» — она предполагает, что офис включает в себя единую цифровую среду, зонирование с учетом гибридного формата работы, управление пространством для создания комфортных условий и нивелирования любых стресс-факторов, а также аналитику использования пространства, которая дает контроль эффективности и оптимизирует использование ресурсов офиса. Ключевым элементом концепции является мобильное приложение, которое позволяет бизнесу сэкономить 4–5% стоимости рабочего времени сотрудника.

Как сделать гибридный режим работы экономически выгодным

Широкое распространение гибридного формата работы в офисе, цифровизация бизнес-процессов и растущая сложность задач, стоящих перед сотрудниками, повышают стоимость рабочего времени персонала. Поэтому в современных условиях важно, чтобы офисная инфраструктура и правила ее использования были максимально понятны и эффективны. Тогда сотрудники смогут не отвлекаться на решение бытовых вопросов и получат все возможности сосредоточиться на своих непосредственных задачах.

Экономический эффект зависит от масштаба бизнеса и от модели использования офиса: чем выше коэффициент совместного использования рабочих мест, тем большую роль играет приложение в коммуникации между сотрудниками и офисной инфраструктурой. Например, для компании, располагающей штатом 100 человек, использующих офис в гибридном режиме, экономия фонда оплаты труда (ФОТ) с учетом налогов и выплат составит около 9,5 млн руб. в год, тогда как для корпорации, насчитывающей 5 тыс. сотрудников, — около 480 млн руб. в год.

«Очевидно, что интеграция офисного пространства в привычную для современного человека цифровую среду — это вопрос, лежащий в плоскости продуктивности бизнес-процессов, — объясняет Дмитрий Вишняков. — В масштабах крупного бизнеса речь идет о сотнях миллионов рублей в год, что вполне сопоставимо с бюджетом на строительство нового офиса или реализацию качественного мотивационного проекта. Но более важно, что в активном офисе мы избавляем сотрудников от рутины, тем самым направляя их энергию на эффективное решение актуальных задач».

Читайте также:

  • Одной ногой в офисе

    Гибридный график стал для россиян вторым по значимости фактором при трудоустройстве

    Все большее число россиян хотят иметь возможность работать и из дома, и из офиса, следует из статистики, собранной компанией Pridex и Ассоциацией менеджеров. Работодатели, в свою очередь, также считают гибридный график важным преимуществом при привлечении и удержании персонала — важнее него, по их оценке, только конкурентная зарплата.

    Подробнее

  • «Гибридный формат работы – это одно из наших стратегических преимуществ»

    Как гибкий подход к офисному пространству помогает Kept в борьбе за таланты

    О влиянии ковида на подход к продуктивной работе и новых возможностях, которые гибридный формат открывает для бизнеса, в совместном проекте «Коммерсанта» и Pridex «Бизнес в квадрате» рассказал Игорь Коротецкий, партнер, руководитель департамента инжиниринга и практики операционных рисков и устойчивого развития Kept.

    Подробнее